US TAX SERVICES68. Что такое платежные ведомости и квартальные платежи (Payroll)?
Если вы владелец бизнеса, не имеет значения какого, у вас, вероятно, есть сотрудники.
В общем смысле, Payroll, это выплаты сотрудникам и эти платежи являются обязательными для отчетности в федеральные агентства и агентства штата, такие как the IRS – Налоговая Служба, Social Security Administration – Управление социального обеспечения, Illinois Employment Security Department – Департамент безопасности занятости штата Иллинойс и Illinois Department of Labor & Industries – Департамент труда и промышленности штата Иллинойс.
Большинство частных лиц, которых вы нанимаете, рассматриваются Законом как «сотрудники». Это могут быть:
– временные работники
– друзья, родственники и другие лица, получающие монетарную выгоду в обмен на их работу
– любые независимые контракторы
Квартальный отчет – это целый процесс, который компания проходит, делая расчеты с сотрудниками и этот процесс имеет несколько разных частей:
Расчет и распределение зарплат сотрудникам в каждый день выплат
Ведение финансовой отчетности за заработную плату работника, удержания, отчисления, бонусы и другие отчисления в чеке сотрудника
Ведение отчетности о совокупном доходе всех сотрудников компании за финансовый год
Уплата налогов в фонд заработной платы государственным учреждениям
Почему вы должны делать квартальные отчеты?
Когда вы открываете свой бизнес, вы начинаете получать доход и тратить деньги на различные расходы. Давайте сравним две компании А и Б. Обе компании имеют $50,000 валовых продаж и одного владельца. Компания А нанимает своего президента как сотрудника. Компания Б не имеет сотрудников. Компания А платит Payroll налоги каждый квартал (т.е. квартальные платежи), а компания Б не платит квартальных платежей в течении года, только подоходный налог в конце года. Когда компании тратят деньги на их нужды, становится очевидным, что компания А имеет легитимные доказательства расходов, которые делает сотрудник, т.к. сотруднику нужны телефон, бензин, Интернет и т.д. Компания А отдает «свой кусочек пирога» государству каждый квартал.
Компания Б в противоположной ситуации. Не имея сотрудников, не далая платежей государству, очень трудно доказать, кто использовал телефон, кто водил машину и кто вносил деньги на счет в банке.
Компания А находится в значительно лучшей ситуации и в случае аудита, кого вы думаете выберут первого? Правильно, компания Б первая попадет под аудит.
Компания A | Компания Б |
Валовые продажи $50,000 | Валовые продажи $50,000 |
Владелец Да один | Владелец Да один |
Сотрудники Да один | Сотрудники Нет один |
Pay payroll налоги Да | Pay payroll налоги Нет |
Пересмотрите действия своей компании. Если вы не делаете квартальных платежей, начните. Для этого свяжитесь с нами как можно скорее.
Какие налоги включает в себя квартальный платеж?
Налоги изымаются из заработной платы работников, собираются работодателями и оплачиваются работодателями от имени сотрудников и самих себя.
Федеральные налоги на заработную плату включают в себя удержание федерального подоходного налога, налоги, уплаченные за социальное обеспечение и медицинскую помощь.
Налоги штата включают: удержание подоходного налога штата, налог штата в фонд по безработице, налог штата в фонд инвалидности и компенсации работника (не в каждом штате).
Налоги штата применяются в зависимости от того, где работают ваши сотрудники.
После завершения процесса расчета заработной платы вам необходимо:
Заполнить требуемые формы
Произвести оплату в IRS (Налоговую службу)
Произвести оплату в штат
Произвести оплаты в Департамент по безработице
Некоторые федеральные формы, который включает квартальный отчет:
Form I-9: Эта форма используется для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы в Соединенных Штатах.
Form W-2: Эта форма показывает сумму налогов, удерживаемых с вашей зарплаты за год, и используется для подачи федеральных и государственных налогов, срок погашения – 31 января.
Form W-4: Эта форма сообщает вам, как работодателю, сколько федерального налога вам нужно удержать в каждый период оплаты.
Form 941: Поданный четыре раза в год (т.е. ежеквартально), эта форма документирует общую сумму, удерживаемую в каждом квартале за социальное обеспечение, медицинскую страховку и федеральные налоги на прибыль.
Крайний срок подачи для формы 941:
1-й квартал – 30 апреля
2-й квартал – 31 июля
3-й квартал – 31 октября
4-й квартал – 31 января следующего года
Штрафы? Огромны!
Если вы не платите Payroll, будьте уверены, вы в зоне внимания Налоговой службы!
IRS дает четко понять, что если вы не используете Payroll сервис, это не освобождает вас как работодателя от ответственности за своевременное предоставление налоговых деклараций. Все налоги должны оплачиваться правильно и своевременно.
Работодатель обязан удерживать федеральный доход и налоги на заработную плату от заработной платы работников и выплачивать их в IRS. Если вы являетесь сотрудником вашей собственной компании, вы будете оплачивать оба платежа, потому, что вы являетесь и работодателем, и сотрудником.
Если работодатель удерживает налоги, но не делает платежи в IRS, агентство становится серьезным по отношению к вам. Если вы не делаете платежей и являетесь ответственным лицом, IRS будет преследовать вас лично.
Фактически, IRS может наказать каждое ответственное лицо в 100-кратном размере, даже если вы не являетесь владельцем бизнеса.
Нарушения с налогами Payroll могут рассматриваться даже как преступные. Питер Лабовиц признал себя виновным в том, что он не был намерен платить налоги на прибыль и социальное обеспечение. Он был приговорен в 6 месяцам тюремного заключения за невыплату налогов сотрудников (employment taxes). Это серьезный случай. Налоговая служба не любит оправданий даже в гражданских делах.
Платите налоги вовремя, не хитрите. Это лучший совет для всех владельцев бизнеса.
Опции для запуска платежной ведомости.
Вы можете делать отчеты вручную. Эта опция может оказаться сложной для вас. Вам необходим некоторый опыт в бухгалтерии. Также этот путь занимает много времени. Владельцы малого бизнеса, в среднем, тратят 8 часов в месяц осуществляя шаги процесса, из которых состоит Payroll. Вы могли бы потратить это время разрабатывая новые продукты и сервисы или обдумывая как улучшить бизнес.
Вы можете использовать программное обеспечение Payroll. В этом случае, вы также тратите время. Для завершения этого процесса требуется опыт ведения бухгалтерского учета.
Вы можете использовать надежных бухгалтеров. Попробуйте этот метод, и ваши отчеты по зарплате всегда будут точны, а платежи своевременны. Мы знаем как это работает и делаем Payroll правильно.
Разочарованы услугами текущего бухгалтера? К счастью, вы можете его легко сменить и освободиться от стресса по поводу квартальных платежей.
Почему вам следует выбрать нас: